Qualsiasi comunicazione via radio è soggetta ad una serie di interferenze ed errori che rendono la trasmissione di un messaggio facilmente fraintendibile, comprensibile a tratti o tal volta indecifrabile.

 
Erroneamente la ricetrasmittente viene considerata un mezzo assai semplice da adoperare e si crede che tutti possano comunicarvi senza alcuna nozione di base, ebbene la radio è uno strumento sofisticato molto impegnativo, soprattutto se deve essere utilizzato in situazioni critiche come quelle in cui operano le squadre di SoftAir
L’etere oggi è pieno di radioamatori, segnali radio, onde elettromagnetiche e disturbi vari, al fine di evitare incomprensioni, errori, mancate trasmissioni e perdita del segnale radio, la squadra dovrà adottare ed attenersi a varie procedure standard. 
 

Lista controlli preventivi
·      Livello delle batterie;
·      Cavi del microfono e dell’auricolare;
·      Antenna e inserzioni dei gadget;
·      Frequenza/canale in uso;
·      Funzionamento del micro e volume dell’auricolare;
·      Impostazione PTT (o VOX se autorizzati);
·      Prova trasmissione (Prova radio, come mi ricevi?);
·      Canale ausiliario e sul canale d’emergenza;
 
 
PAUSA TECNICA
La procedura prevede che da una comunicazione all’altra ci sia un intervallo minimo di 3” reali, cioè si dovrebbe contare a mente 1001, 1002, 1003 prima di rispondere, questo permette ad un eventuale giocatore in difficoltà di entrare in frequenza per richiedere assistenza.
 
COMUNICAZIONE DI EMERGENZA
Se fossimo noi in difficoltà, siamo autorizzati ad entrare in frequenza senza rispettare l’ordine di risposta.
 

USO DEL MICROFONO
Per evitare di distorcere o troncare qualche parola il Micro va premuto un secondo prima di iniziare la comunicazione e va mantenuto attivo per un ulteriore secondo al fine della stessa.

RESPIRAZIONE
E’ buona norma respirare prima e dopo una comunicazione, mai spezzare con il fiato una frase.

TONO DI VOCE E VELOCITA’ DI COMUNICAZIONE
Bisogna sempre mantenere, anche in affaticamento, il tono di voce fermo e sicuro, per aumentare la chiarezza dei codici si deve tendere a scandire sempre tutte le parole comunicate.
Per far sì che non ci siano difficoltà di comprensione non si dovrebbe mai superare la velocità di 60 parole al minuto.